Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH

RICHTLINIE ÜBER DIE SPEICHERUNG UND VERNICHTUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

1. EINLEITUNG

Der Schutz personenbezogener Daten ist für unser Unternehmen Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH (im Folgenden kurz "Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH" und/oder "Unternehmen" genannt) von wesentlicher Bedeutung und wird von unserem Unternehmen mit größtmöglicher Sorgfalt behandelt. In diesem Zusammenhang gehört die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den Erwartungen der betroffenen Personen und im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen zu den grundlegenden Bausteinen unseres Unternehmens.

In diesem Zusammenhang speichert und vernichtet unser Unternehmen die im Rahmen seiner Tätigkeiten erfassten personenbezogenen Daten gemäß den in dieser Richtlinie zur Speicherung und Vernichtung personenbezogener Daten (im Folgenden kurz "Richtlinie" genannt) festgelegten allgemeinen Grundsätzen und Bestimmungen, die insbesondere unter Berücksichtigung der Verfassung, des Türkischen Datenschutzgesetzes Nr. 6698 (im Folgenden kurz "Gesetz" und/oder "KVKK" genannt), der Verordnung über die Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten (im Folgenden kurz "Verordnung" genannt) sowie der sonstigen einschlägigen Rechtsvorschriften erstellt wurde.

2. ZWECK UND UMFANG DER RICHTLINIE

Mit dieser Richtlinie hat es das Unternehmen zum Ziel, die allgemeinen Grundsätze und Prinzipien des Unternehmens hinsichtlich der Speicherung und Vernichtung der Daten natürlicher Personen, die Gegenstand der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des KVKK sind, festzulegen und die diesbezüglich durch gesetzliche Bestimmungen auferlegten Verpflichtungen zu erfüllen.

Diese Richtlinie umfasst sämtliche personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Datenverarbeitungstätigkeiten des Unternehmens im Rahmen des KVKK sind. Sofern in dieser Richtlinie nicht anders bestimmt, umfasst diese Richtlinie zudem sowohl die physischen als auch die digitalen Kopien der Dokumente, auf die in dieser Richtlinie verwiesen wird.

3. DEFINITIONEN

Sofern sich aus dem Inhalt dieser Richtlinie kein anderer Zusammenhang ergibt, haben die verwendeten Begriffe folgende Bedeutung:

4. IN DER RICHTLINIE GEREGELTE SPEICHERMEDIEN

Das Unternehmen speichert sämtliche personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Datenverarbeitungstätigkeiten im Rahmen des KVKK sind, in den nachstehend aufgeführten Medien, in denen personenbezogene Daten gespeichert sind, die vollständig oder teilweise automatisiert oder, sofern sie Bestandteil eines Datenaufzeichnungssystems sind, nicht automatisiert sind.

ELEKTRONISCHE MEDIEN:

• XMAIL SERVER (Cloud)
• MIKRO BUCHHALTUNG / LOHNABRECHNUNG
• FILE SERVER
• DC
• My Portal
• Micros POS

Physische Medien:

• Abteilungsschränke 
• Archiv (innerhalb des Unternehmens und durch externe Dienstleistungen)

Die Datenbanken unseres Unternehmens, die Datenbanken Dritter, E-Mail-Accounts, Desktop-Computer, von Mitarbeitern genutzte Instrumente (z. B. Mobiltelefone), Sicherungsspeicher, Papierakten usw.

5. GRÜNDE FÜR DIE SPEICHERUNG UND VERNICHTUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH beruht auf den folgenden Grundsätzen:

• Verarbeitung im Einklang mit dem Gesetz und nach den Grundsätzen von Treu und Glauben,
• Gewährleistung der Richtigkeit und soweit erforderlich der Aktualität personenbezogener Daten,
• Verarbeitung zu bestimmten, eindeutigen und rechtmäßigen Zwecken,
• Zweckmäßige sowie darauf beschränkte und verhältnismäßige Verarbeitung,
• Aufbewahrung für den in den betreffenden Rechtsvorschriften vorgesehenen oder für den Zweck der Verarbeitung erforderlichen Zeitraum.

Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH speichert und verwendet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den obigen Grundsätzen, zu den in den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie von Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH zum Schutz und zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten genannten Zwecken der Verarbeitung von personenbezogenen Daten sowie auf Grundlage der in den Artikeln 5 und 6 des KVKK nachstehend aufgeführten Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, wobei Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH die personenbezogenen Daten von Amts wegen oder auf Antrag der betroffenen Person vernichtet, sobald sämtliche dieser Voraussetzungen entfallen.

Gemäß den Artikeln 5 und 6 des KVKK werden personenbezogene Daten aufgrund der folgenden Voraussetzungen verarbeitet und gespeichert:

(a) Vorliegen einer ausdrücklichen Einwilligung des Dateninhabers

Eine der Voraussetzungen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist die ausdrückliche Einwilligung des Inhabers. Die ausdrückliche Einwilligung des Inhabers der personenbezogenen Daten muss sich auf einen bestimmten Sachverhalt beziehen, auf einer vorherigen Information beruhen und freiwillig erteilt werden.

(b) Ausdrückliche gesetzliche Vorgabe

Die personenbezogenen Daten des Dateninhabers können ohne Einholung einer ausdrücklichen Einwilligung rechtmäßig verarbeitet werden, sofern dies in den Gesetzen ausdrücklich vorgesehen ist.

(c) Einholung der ausdrücklichen Einwilligung des Inhabers der personenbezogenen Daten ist aufgrund tatsächlicher Unmöglichkeit nicht möglich

Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, um das Leben oder die körperliche Unversehrtheit der Person selbst oder einer anderen Person zu schützen, und die betroffene Person aufgrund einer tatsächlichen Unmöglichkeit nicht in der Lage ist, ihre Einwilligung zu erklären oder ihrer Einwilligung keine rechtliche Wirksamkeit beigemessen werden kann, können die personenbezogenen Daten des Dateninhabers verarbeitet werden.

(d) Direkter Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrages

Soweit ein direkter Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Erfüllung eines Vertrages besteht, ist die Verarbeitung personenbezogener Daten der Vertragsparteien möglich.

(e) Gesetzliche Verpflichtung

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen unseres Unternehmens zwingend erforderlich, dürfen die personenbezogenen Daten des Inhabers der personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

(f) Öffentliche Zugänglichmachung der personenbezogenen Daten durch den Inhaber der personenbezogenen Daten

Hat der Inhaber der personenbezogenen Daten seine personenbezogenen Daten selbst öffentlich zugänglich gemacht, dürfen die betreffenden personenbezogenen Daten im Rahmen des Zwecks der Öffentlichmachung verarbeitet werden.

(g) Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Begründung, Ausübung oder Wahrung eines Rechts

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Begründung, Ausübung oder Wahrung eines Rechts erforderlich, dürfen die personenbezogenen Daten des Dateninhabers verarbeitet werden.

(h) Erforderlichkeit der Datenverarbeitung zur Wahrung des berechtigten Interesses unseres Unternehmens

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen unseres Unternehmens erforderlich, dürfen die personenbezogenen Daten der betroffenen Person verarbeitet werden, sofern dadurch die Grundrechte und Grundfreiheiten des Inhabers der personenbezogenen Daten nicht beeinträchtigt werden,

Während in diesem Zusammenhang die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf nur einer der obigen Voraussetzungen beruhen kann, können auch mehrere dieser Voraussetzungen gleichzeitig die Grundlage für die Verarbeitung derselben personenbezogenen Daten bilden.

6. ANGEWANDTE VERFAHREN ZUR VERNICHTUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN SOWIE TECHNISCHE UND ADMINISTRATIVE MASSNAHMEN ZUR RECHTMÄSSIGEN VERNICHTUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Unser Unternehmen ist verpflichtet, nach den nachstehend aufgeführten Verfahren personenbezogene Daten zu löschen, zu vernichten oder zu anonymisieren, sofern sämtliche in den Artikeln 5 und 6 des KVKK vorgesehenen Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten weggefallen sind. Unser Unternehmen geht bei der Vernichtung personenbezogener Daten mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit vor. In diesem Zusammenhang ergreift unser Unternehmen in Übereinstimmung mit Artikel 12 des KVKK und den Bestimmungen der Verordnung, den vorstehend genannten allgemeinen Grundsätzen sowie den Entscheidungen des Ausschusses für den Schutz personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung die erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen hinsichtlich der nachstehend aufgeführten Angelegenheiten. Sämtliche im Rahmen der Vernichtung durchgeführten Vorgänge werden durch unser Unternehmen aufgezeichnet und die entsprechenden Aufzeichnungen werden, vorbehaltlich sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen, für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt. Sofern vom Ausschuss für den Schutz personenbezogener Daten keine anderslautende Entscheidung getroffen wird, wählt unser Unternehmen unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung das geeignete Verfahren zur Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung der personenbezogenen Daten von Amts wegen ausund erläutert auf Antrag des Inhabers der personenbezogenen Daten die Gründe für die Wahl des geeigneten Verfahrens.

(a) Verfahren zur Löschung personenbezogener Daten

Die Löschung personenbezogener Daten bezeichnet den Vorgang, durch den die personenbezogenen Daten für die betreffenden Nutzer in keiner Weise mehr zugänglich und nicht mehr nutzbar gemacht werden. Unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung ergreift unser Unternehmen sämtliche erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass gelöschte personenbezogene Daten für die betreffenden Nutzer nicht mehr zugänglich sind und nicht wiederverwendet werden können.

In diesem Zusammenhang finden durch unser Unternehmen zur Löschung personenbezogener Daten die folgenden Verfahren Anwendung:

[Die Einrichtung hat die im Rahmen der Löschung angewandten Löschverfahren sowie die technischen und administrativen Maßnahmen zur Sicherstellung einer sicheren Durchführung der Löschung zu erläutern]

(b) Verfahren zur Vernichtung personenbezogener Daten

Die Vernichtung personenbezogener Daten bezeichnet den Vorgang, durch den personenbezogene Daten für niemanden in irgendeiner Weise zugänglich, wiederherstellbar oder erneut nutzbar gemacht werden. Unser Unternehmen ergreift unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung sämtliche erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen zur Vernichtung personenbezogener Daten.

In diesem Zusammenhang finden durch unser Unternehmen zur Vernichtung personenbezogener Daten die folgenden Verfahren Anwendung:

• Entmagnetisierung: Ein Verfahren, bei dem magnetische Datenträger speziellen Geräten ausgesetzt werden, die ein starkes Magnetfeld erzeugen, wodurch die auf dem Datenträger gespeicherten Daten derart beschädigt werden, dass sie nicht mehr gelesen werden können. Dabei ist zu beachten, dass für den Fall, dass die Vernichtung durch dieses Verfahren nicht erfolgreich ist, die Vernichtung nur durch die physische Zerstörung des Datenträgers vollständig abgeschlossen werden kann.
• Physische Vernichtung: Personenbezogene Daten können, sofern sie Bestandteil eines Datenaufzeichnungssystems sind, auch auf nicht automatisierte Weise verarbeitet werden. Bei der Vernichtung derartiger Daten wird das Verfahren der physischen Vernichtung der personenbezogenen Daten angewandt, die eine spätere Nutzung ausschließt. Auch Daten in Papier- und Mikrofiche-Form sind durch dieses Verfahren zu vernichten, da eine Vernichtung auf andere Weise unmöglich ist.
• Überschreiben: Das Überschreibverfahren ist ein Verfahren zur Datenvernichtung, bei dem mithilfe einer speziellen Software mindestens siebenmal zufällige, aus Nullen (0en) und Einsen (1en) bestehende Daten auf magnetische Datenträger und wiederbeschreibbare optische Datenträger geschrieben werden, wodurch das Lesen und Wiederherstellen der zuvor gespeicherten Daten unmöglich gemacht wird.

Bei der Durchführung der vorstehend genannten Verfahren stellt das Unternehmen die vollständige Einhaltung der Bestimmungen des KVKK, der Verordnung und der sonstigen einschlägigen Rechtsvorschriften zur Gewährleistung der Datensicherheit sicher und ergreift sämtliche erforderlichen administrativen und technischen Maßnahmen.

[Die Einrichtung hat die im Rahmen der Vernichtung angewandten Vernichtungsverfahren sowie die technischen und administrativen Maßnahmen zur Sicherstellung einer sicheren Durchführung der Vernichtung zu erläutern]

(c) Verfahren zur Anonymisierung personenbezogener Daten

Die Anonymisierung personenbezogener Daten bezeichnet den Vorgang, durch den personenbezogene Daten in keiner Weise mehr einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können, selbst dann nicht, wenn sie mit anderen Daten abgeglichen werden. Erst wenn die Daten selbst unter Anwendung geeigneter technischer Verfahren im Hinblick auf das jeweilige Speichermedium und den betreffenden Tätigkeitsbereich, wie etwa der Rückführung und dem Abgleich der Daten mit anderen Daten, durch unser Unternehmen, den Empfänger oder die Empfängerkreise nicht mehr einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person zugeordnet werden können, gelten personenbezogene Daten als anonymisiert. Unser Unternehmen ergreift unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung sämtliche erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen zur Anonymisierung von personenbezogenen Daten.

In diesem Zusammenhang finden durch unser Unternehmen zur Anonymisierung personenbezogener Daten die folgenden Verfahren Anwendung:

• Sichere Löschung aus Software: Bei der Löschung von Daten, die vollständig oder teilweise automatisiert verarbeitet und in digitalen Medien gespeichert werden, finden derartige Verfahren Anwendung, durch welche die Daten aus der betreffenden Software gelöscht werden, sodass sie für die betreffenden Nutzer in keiner Weise mehr zugänglich oder wieder nutzbar sind.
• Die Löschung der betreffenden Daten im Cloud-System durch Erteilung des entsprechenden Löschbefehls, der Entzug der Zugriffsrechte des betreffenden Nutzers auf eine Datei oder das Verzeichnis, in dem sich die Datei auf dem zentralen Server befindet, die Löschung der betreffenden Datensätze in Datenbanken mithilfe entsprechender Datenbankbefehle oder die Löschung der auf einem tragbaren Medium, d. h. einem Flash-Datenträger, befindlichen Daten mithilfe geeigneter Software können als entsprechende Verfahren genannt werden.

Hat die Löschung personenbezogener Daten jedoch die Folge, dass auch auf andere Daten innerhalb des Systems nicht mehr zugegriffen werden kann und diese nicht mehr genutzt werden können, gelten die personenbezogenen Daten auch dann als gelöscht, wenn sie unter den folgenden Voraussetzungen dergestalt archiviert werden, dass die personenbezogenen nicht mehr der betreffenden Person zugeordnet werden können.

• Der Zugriff durch jede andere Behörde, Einrichtung oder Person muss ausgeschlossen sein.
• Es müssen sämtliche erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen auf die personenbezogenen Daten zugreifen können.
• Sichere Löschung durch einen Fachmann: In bestimmten Fällen kann ein Fachmann damit beauftragt werden, die personenbezogenen Daten in seinem Auftrag zu löschen. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten durch den Fachmann derart sicher gelöscht, sodass sie für die betreffenden Nutzer in keiner Weise mehr zugänglich oder wieder nutzbar sind.
• Schwärzung personenbezogener Daten in Papierform: Ein Verfahren, bei dem die betreffenden personenbezogenen Daten zur Verhinderung einer zweckwidrigen Nutzung oder zur Löschung der Daten, deren Löschung beantragt wird, physisch aus dem Dokument entfernt oder durch die Verwendung nicht löschbarer Tinte so unkenntlich gemacht bzw. abgedeckt werden, dass sie nicht wiederhergestellt und mit technischen Mitteln nicht wieder lesbar gemacht werden können.

 [Die Einrichtung hat die im Rahmen der Anonymisierung angewandten Anonymisierungsverfahren sowie die technischen und administrativen Maßnahmen zur Sicherstellung einer sicheren Durchführung der Anonymisierung zu erläutern]

7. TECHNISCHE UND ADMINISTRATIVE MASSNAHMEN ZUR SICHEREN SPEICHERUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN UND ZUR VERHINDERUNG EINER RECHTSWIDRIGEN VERARBEITUNG UND DES RECHTSWIDRIGEN ZUGRIFFS

Bei der sicheren Speicherung personenbezogener Daten sowie bei der Verhinderung ihrer rechtswidrigen Verarbeitung und eines rechtswidrigen Zugriffs auf die Daten geht unser Unternehmen mit größter Sorgfalt und Aufmerksamkeit vor. In diesem Zusammenhang ergreift unser Unternehmen in Übereinstimmung mit Artikel 12 des KVKK und den Bestimmungen der Verordnung, den vorstehend genannten allgemeinen Grundsätzen, dieser Richtlinie sowie den Entscheidungen des Ausschusses für den Schutz personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der technologischen Möglichkeiten und der Kosten der jeweiligen Anwendung die erforderlichen technischen und administrativen Maßnahmen hinsichtlich der nachstehend aufgeführten Angelegenheiten:

[Die von der Einrichtung ergriffenen technischen und administrativen Maßnahmen müssen hier genannt werden]

8. FUNKTIONEN, ABTEILUNGEN UND AUFGABENBESCHREIBUNGEN DER AN DER SPEICHERUNG UND VERNICHTUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN BETEILIGTEN PERSONEN

Die innerhalb unseres Unternehmens an den Prozessen der Aufbewahrung und Vernichtung personenbezogener Daten beteiligten Personen werden über die Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten sowie über die rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten informiert und geschult. In diesem Zusammenhang sind die Mitarbeiter unseres Unternehmens sowie Personen, die im Rahmen der Erfüllung ihrer Aufgaben Kenntnis von personenbezogenen Daten erlangen, dazu verpflichtet, die hiesigen Informationen gemäß den Bestimmungen des KVKK und der sonstigen einschlägigen Rechtsvorschriften aufzubewahren und sie zu vernichten. Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Rechtsverhältnisses mit den betroffenen Personen fort.

9. AUFBEWAHRUNGS- UND VERNICHTUNGSFRISTEN

Unser Unternehmen bewahrt personenbezogene Daten nur für den in den für das Unternehmen verbindlichen Rechtsvorschriften vorgesehenen oder für den Zweck der Verarbeitung erforderlichen Zeitraum auf und vernichtet sie anschließend.

Beantragt ein Inhaber personenbezogener Daten bei unserem Unternehmen die Vernichtung seiner personenbezogenen Daten, geht unser Unternehmen wie folgt vor:

1. Sofern sämtliche Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten entfallen sind:

• wird der Antrag des Inhabers der personenbezogenen Daten spätestens innerhalb von dreißig Tagen abgeschlossen und der Inhaber der personenbezogenen Daten wird entsprechend informiert und
• wurden die personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Antrags sind, an Dritte weitergeleitet, wird der Dritte darüber informiert und es wird die Durchführung der erforderlichen Maßnahmen im Verantwortungskreis des Dritten sichergestellt.

2. Sofern nicht sämtliche Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten entfallen sind, kann der Antrag des Inhabers der personenbezogenen Daten unter Angabe der Begründung gemäß des dritten Absatzes des Artikels 13 des KVKK abgelehnt werden. In diesem Fall wird die Ablehnung dem Inhaber der personenbezogenen Daten spätestens innerhalb von dreißig Tagen schriftlich oder in digitaler Form mitgeteilt.

10. PERIODISCHE VERNICHTUNGSFRISTEN

Unser Unternehmen vernichtet personenbezogene Daten im Rahmen des ersten periodischen Vernichtungsvorgangs, der auf den Zeitpunkt der Entstehung der Verpflichtung zur Vernichtung personenbezogener Daten folgt. In diesem Zusammenhang werden personenbezogene Daten, sobald die Verpflichtung zu ihrer Vernichtung entsteht, von unserem Unternehmen in 3-monatigen Abständen einem Vernichtungsvorgang unterzogen. Der genannte Zeitraum überschreitet unter keinen Umständen die in Artikel 11 der Verordnung festgelegte maximale Frist für die periodische Vernichtung.

Die ungefähren Speicherungs- und Vernichtungsfristen für die durch das Unternehmen verarbeiteten Daten sind nachstehend aufgeführt und im vom Unternehmen erstellten Verzeichnis enthalten:

11. INKRAFTTRETEN

Diese Richtlinie ist am [Datum einzutragen] in Kraft getreten. Die Richtlinie kann zur Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen und Rechtsvorschriften gelegentlich aktualisiert werden. Die aktualisierte Richtlinie tritt mit dem Datum ihrer Veröffentlichung unter der Adresse https://karporselen.com/ in Kraft. Sollte ein Widerspruch zwischen den Bestimmungen dieser Richtlinie und den Bestimmungen des KVKK, der Verordnung oder der Richtlinie des Unternehmens Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten bestehen, sind die Bestimmungen des KVKK, der Verordnung und der Richtlinie des Unternehmens Kar Porcelain Tabletop Solutions GmbH zum Schutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten maßgebend.